Реєстрацією учасників процедур закупівель, проведенням торгів і інформуванням про проведені закупівлі займається спеціалізований відділ Організації Об'єднаних Націй (ООН) - Служба закупівель ООН (United Nations Procurement Service (UNPS)). Процедура участі в закупівлях ООН є відкритою, також як і доступ до інформації щодо проведених торгів.
Залежно від складності запиту і очікуваної ціни товару, який планується для закупівлі, передбачено 3 форми пропозицій замовника:
1. Запит пропозиції (Request for Proposal (RFP)) - подається в тому випадку, якщо вимоги до предмету закупівлі чітко не визначені, а ціна товару є тільки одним з передбачуваних критеріїв оцінки.
2. Запит цінової пропозиції (Invitation to Bid (ITB)) - складається у разі, якщо вимоги до предмету закупівлі чітко визначені, та оцінка пропозицій заснована на ціні та інших, пов'язаних з ціною, факторах.
3. Запит котирувань (Request for Quotation (RFQ)) - у разі планованої закупівлі недорогої продукції, вимоги є чітко визначеними, оцінка пропозицій заснована на ціні та інших, пов'язаних з ціною, факторах.
Вся інформація щодо планованих закупівель, а також раніше опублікованих запитах про пропозицію (RFP's) і запитах цінових пропозицій (ITB's) розміщується на офіційному сайті Служби закупівель ООН.
Учасник процедури закупівлі має бути зареєстрований в Базі постачальників ООН (United Nations Common Supplier Database). Для реєстрації подається пакет документів, складених англійською мовою:
1. Інформація щодо фінансової діяльності постачальника (баланс підприємства і звіт про доходи, копія підписаного сповіщення про повернення податків (тільки для постачальників США) або річний звіт акціонерного товариства).
2. Копія свідоцтва реєстрації юридичної особи (або національний еквівалент даної форми).
3. Підтвердження оплати внесків (payment terms).
4. Листи-рекомендації мінімум від трьох замовників, яким даний учасник поставляв продукцію / послуги протягом останніх 12 місяців.
5. Можливою вимогою Служби закупівель ООН є надання постачальником гарантії виконання зобов'язань (Performance Bond). При цьому компанія зобов'язана вказати максимально можливий розмір гарантії виконання зобов'язань, який дана компанія зможе надати.
6. Копія сертифікату ISO або еквівалент.
Обов'язковою умовою для подальшої реєстрації потенційного постачальника є надання правильної інформації.